DLACZEGO OPTYMALIZACJA

W XXI wieku przedsiębiorstwa muszą wyróżniać się nie tylko jakością produktów i usług lecz przede wszystkim doskonałością operacyjną i niskim poziomem kosztów. Zagwarantować mogą to wyłącznie sprawne, efektywne i rentowne procesy.

Według Internationl Data Corporation (IDC), jednej z największych firm zajmujących się badaniami trendów rynkowych w ponad 110 krajach – organizacje, które nie optymalizują swoich procesów mogą tracić nawet do 30% rocznych przychodów.

Efektywne organizacje nie czekają na pojawienie się problemu, lecz ustawicznie analizują funkcjonujące procesy. Proaktywnie poszukują optymalizacji również tych procesów, które sprawnie funkcjonują.

Warsztat “Optymalizacja procesów” przygotowuje organizacje do wprowadzenia takiej kultury pracy.

Przykładowe efekty optymalizacji procesów:

  • obniżenie kosztu obsługi procesów
  • wyeliminowanie nadmiernie złożonych punktów decyzyjnych
  • skrócenie czasu obsługi procesów nawet trzykrotnie
  • wyeliminowanie  błędów i pomyłek
  • szybsze wdrożenie nowych pracowników
  • usprawnienie współpracy z dostawcami
  • zmniejszenie zaangażowania zasobów ludzkich  mierzone w FTE (Full Time Equivalent

Przykładowe efekty automatyzacji:

  • wyeliminowanie zasobów ludzkich przy realizacji określonych czynności
  • skrócenie czasu realizacji danych czynności nawet o 70%
  • automatyczne przetwarzanie danych 
  • automatyczna łączenie danych z wielu źródeł
  • budowanie mechanizmów stałego monitorowania zmian

Założenia warsztatu

  • Inspirowanie do szerszego spojrzenia na swoją pracę poprzez pokazanie i analizę aktualnych trendów efektywnych organizacji na przykładzie case study.
  • Kształtowanie sposobu myślenia nakierowanego na optymalizację.
  • Innowacyjne patrzenie na optymalizację procesów poprzez łączenie różnych możliwości i wybranych metod dostępnych na rynku.
  • Nabycie umiejętności identyfikacji procesów, które mogą podlegać optymalizacji lub automatyzacji, gdzie szukać inspiracji do zmian.
  • Nabycie umiejętności mapowania procesów za pomocą dostępnych narzędzi takich jak: Draw, Visio, Gliffy etc.
  • Rozwój nieszablonowego, kreatywnego, analitycznego myślenia, które pozwoli poszerzyć perspektywę patrzenia na procesy pod kątem tworzenia nowych optymalizacji i możliwości automatyzacji procesów.
  • Umiejętność bycia „liderem” w optymalizacjach, zarządzanie komunikacją w zmianie.
  • Rozbudowanie chęci patrzenia na proces E2E (end-to-end), czyli poszerzanie horyzontów procesowych poza „moim biurkiem”.

Opis warsztatu

Interaktywny warsztat w formule on-line i stacjonarnej inspirujący do szerszego spojrzenia na własną pracę. Rozwija umiejętności identyfikowania oraz mapowania procesów, a następnie kreatywnego poszukiwania optymalizacji w duchu agile. Zachęca do kwestionowania procesowego status quo – czyli co zmieniać, aby było prościej, ale z dbałością o wysoką jakość.

Dla kogo

Menedżerowie i specjaliści zarządzający procesami i projektami. W szczególności: działy operacyjne, działy finansowe, działy IT, działy HR, działy Sprzedaży

Metoda

Interaktywny warsztat szkoleniowy podzielony na 4 moduły (4 x 4h). Sesje realizowane są w formie intensywnych warsztatów, w ramach których obok mini-pigułek wiedzy i dyskusji moderowanych uczestnicy realizują zadania indywidualne i zespołowe. Pomiędzy modułami uczestnicy otrzymują materiały inspiracyjne, które wspierają proces uczenia się.

ZAGADNIENIA

Identyfikacja i Zrozumienie Efektywnej Organizacji

Identyfikacja i rozumienie procesów biznesowych.
  • Czym charakteryzuje się efektywna organizacja? Trendy efektywnych organizacji.
  • Działanie X-funkcyjne, X-layerowe, cross-management.
  • Organizacja zwinna (styl pracy agile w organizacjach).
  • Optymalizacja procesów z uwzględnieniem wizji i celów długoterminowych organizacji.

Analiza i Usprawnienia

Identyfikacja i umiejętność mapowania procesów w podległym biznesie. Poznanie metod  kreatywnego znajdywania pomysłów optymalizacyjnych.
  • Mapowanie procesów – metodologia i narzędzia, z wykorzystaniem studium przypadku.
  • Identyfikacja niezbędnych optymalizacji i automatyzacji.
  • Techniki kreatywnego myślenia biznesowego – de Bono, Disney.
  • Metodyka analizy ryzyka i identyfikacji potencjalnych zagrożeń.

Implementacja i Aktywacja

Waga czynnika ludzkiego w procesach zmian i optymalizacji procesów.
  • Zarządzanie zmianą w ramach optymalizacji procesów.
  • Budowanie zaangażowania interesariuszy.
  • „How to unlearn?” – jak zmienić nawyki po wdrożeniu optymalizacji.
  • Komunikacja w zmianie, współpraca między poszczególnymi działami/funkcjami.

Praktyka i Operacjonalizacja

Optymalizacja w praktyce.
  • Warsztat w zespołach – praca nad optymalizacją realnych procesów, które zostaną zidentyfikowane, zoptymalizowane i wdrożone w organizacji.
  • Post work.